Une bonne gestion de ses adresses mails
Le but en partageant cette méthode, est de montrer comment organiser ses mails. Ce n’est peut-être pas LA meilleure solution, mais je pense qu’elle en fait partie. Et, pour info, c’est celle que j’utilise.
Je vois beaucoup de gens complètement noyés dans leurs mails. Il y a plusieurs raisons à cela :
Trop de mails arrivent, ils sont noyés sous la masse
Impossible de retrouver un mail, ils finissent par laisser de plus en plus leurs mails à l’abandon
Une seule adresse mail pour la réception de tous les mails
Trop de spams, de courriers indésirables
Aucune gestion des mails par des règles ou des dossiers
Quand on les interroges et qu’on les observes, on voit se dégager très rapidement leurs besoins :
Avoir un rangement/tri automatique que je qualifierais de minimal, c’est à dire que les mails Administratif aillent dans un dossier Administratif, les mails Perso aillent dans un dossier Perso, les mails indésirables aillent dans le dossier Indésirables etc.
Retrouver aisément un mail (ce qui est fortement conditionné par le point précédent)
Ne pas devoir regarder tous les deux jours son dossier Indésirables pour voir si un mail valide a malencontreusement échoué dedans
Une organisation simple peut répondre à cette problématique :
Avoir plusieurs adresses mails.
J’ai pour ma part 6 adresses mails :
Une adresse mail Administrative : C’est l’adresse que j’utilise sur mon CV, que je fournis aux grandes administrations/entreprises de la vie de tous les jours tombant dans le giron des Démarches Administratives : EDF, Fournisseur d’Accès à Internet, Employeur, Impôts, Avocat, Assurances, Banque etc ...
Une adresse mail Famille : C’est l’adresse que j’utilise pour communiquer avec toute ma famille
Une adresse mail Pseudo : C’est l’adresse que j’utilise pour communiquer avec les gens sur Internet dans les forums, les blogs, les sites. C’est mon identité numérique (il peut évidemment y en avoir plusieurs)
Une adresse mail Perso : C’est l’adresse que j’utilise pour tous mes amis
Une adresse mail Business : C’est l’adresse que j’utilise pour acheter et vendre des biens sur des sites comme eBay, Amazon, LDLC, mais également des services/dons comme Framasoft, Ulule, HelloAsso Liberapay, les voyages etc...
L’adresse mail Poubelle : Probablement la plus importante, c’est celle que je donne dans la majorité des cas. Cela concerne les réductions, les sites exigeant une adresse mail pour un téléchargement quelconque, les demandes de coordonnées de beaucoup d’entreprises.
Il y a beaucoup d’avantages à cette solution :
Il est très facile intellectuellement de savoir dans quelle catégorie on va mettre une personne (un contact) : Perso, Administratif, Famille etc. Je dis cela car je suis persuadé qu’une solution doit être simple pour qu’elle fonctionne
Cette démarche a également pour but de cloisonner les contacts. L’adresse mail Business sera régulièrement chargée de nombreux mails mais les adresses mails Perso et Famille seront bien lisibles et faciles d’accès, elles doivent le rester car c’est celles qui nous importent le plus
Evidemment, on peut simplifier cette solution en utilisant que 3 adresses mails avec des alias par exemple. Une adresse mail Perso (amis, famille et pseudo), une adresse mail Administrative (business, administrations/entreprises de la vie de tous les jours), et l’inévitable adresse mail Poubelle
A partir de cette solution, il est très simple dans un client mail (Thunderbird) de fabriquer des règles (adresse mail Famille –> Dossier Famille) pour avoir un rangement/tri minimal
En ces temps de surveillance généralisée, j’ai la naïveté de penser que cela dilue notre traçage, toute notre vie n’est plus à un seul et unique endroit (une seule adresse mail), mais est découpée en tranches qu’il peut être difficile de relier entre elles. Evidemment, on peut avoir une adresse mail sur des services différents d’email
L’ensemble de nos mails est dans une organisation distribuée (architecture distribuée). On peut se faire pirater une adresse mail, on ne perdra pas tous nos mails comme dans le cas d’une seule adresse mail. De même, si une adresse mail ne fonctionne pas, on pourra exceptionnellement se servir d’une autre ou créer un alias.
Les points négatifs que l’on peut objecter :
Il est pénible de créer 6 adresses mails : C’est vrai, je pense qu’il faut prendre 2h pour le faire puis le plus long ensuite sera de migrer tous ses contacts vers les différentes adresses mails. C’est cependant une excellente occasion de faire du ménage dans ses contacts. Je rajouterais que dans la majorité des cas la création d’une adresse mail est gratuite (même si dans le cas de certains services c’est gratuit car nous sommes le produit type Yahoo, Gmail)
Il est pénible de configurer 6 adresses mails : Non, là-dessus, je ne suis pas d’accord. La configuration dans un logiciel, sur un PC, une tablette ou un smartphone, prendra 10 minutes de plus, après quoi ce sera tout aussi transparent lors de la relève du courrier que si tu avais une seule adresse mail. En revanche d’un clic, tu pourras accéder à tes différentes adresses mails, donc avoir un tri minimal
La gestion des mots de passe : Ce n’est pas non plus une grosse complexité. Un exemple (parmi de nombreux autres) est de débuter son mot de passe par les deux premières lettres de son adresse mail. Ainsi pour l’adresse mail Famille, ton mot de passe sera FAmotdepasse. Pour l’adresse mail Perso, ton mot de passe sera PEmotdepasse etc... Par pitié ne me crucifie pas, cet article n’a pas pour but de décrire une bonne gestion des mots de passe, je donne juste un exemple simpliste. Dans tous les cas, la réelle complexité pour le pirate/attaquant sera de trouver les 6 adresses mails
Il faudra penser à correctement remplir le champ “De” (expéditeur) lorsque tu rédigeras un nouveau mail : C’est vrai, je pense d’ailleurs que c’est la plus grosse difficulté. Cependant la majorité des mails reste du type “Répondre” et la complexité se résume à deux clics pour choisir la bonne adresse mail de l’expéditeur. Et encore ... (cela peut se paramétrer dans Thunderbird).
La technique ne peut pas résoudre tous les problèmes, même si elle tend à le faire. La mise en place d’un minimum d’organisation peut pallier à la faiblesse technique d’un logiciel ou d’un service.
J’ai adopté cette façon de faire depuis 15 ans. Les courriers indésirables sont ultra-minoritaires, les mails importants ressortent immédiatement, il est plus facile de changer de service car on peut le faire progressivement ou sur une seule boîte mail pour tester. Il est aussi très simple de faire un “reboot” d’une boîte mail (typiquement l’adresse mail Business), en créant une nouvelle boîte mail et en migrant les quelques services qui sont importants.
La possibilité de créer autant de boîtes mails que l’on souhaite sur autant de services différents est le premier pas vers la décentralisation et la reprise en main de vos données personnelles.
C’est quelque chose de simple à faire, les avantages sont nombreux et évidents.
Je t'invites donc à y penser.
Quelques pistes pour créer tes mails :
Mailo https://www.mailo.com/fr/
Tutanota https://tutanota.com/fr/
Proton Mail https://protonmail.com/fr/
tu peux aussi choisir un des “chatons“ près de chez toi, surtout si tu as aussi besoin de stockage dans un nuage (cloud) : Les chatons (Collectif des Hébergeurs Alternatifs, Transparents, Ouverts, Neutres et Solidaires) : https://www.chatons.org/
Pour ma part (comme il n’y a pas encore de chatons où je suis), j’ai un compte chez Zaclys.
Pour la gestion des mots de passe, voici une très bonne vidéo : https://yewtu.be/watch?v=oPRqO8b3n1w Elle date un peu et maintenant le nombre de caractères pour un MDP est plutôt entre 20 et 25.
Et en ce qui concerne le logiciel, en voici une plus récente : https://yewtu.be/watch?v=Rrh90flTyzk
Si tu as besoins d’aide pour mettre cette méthode en pratique, c’est possible, il te suffit de me contacter 😉️
#mail #Thunderbird #mailo #tutanota #protonmail #framasoft #chatons
Tous les articles sur ce blog sont sous licence Creative Commons 4.0 International : Attribution – Utilisation non commerciale – Partage dans les mêmes conditions CC BY-NC-SA 4.0